采购管理制度

一、目的

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批。

2、采购经理负责采购管理制度的审核。

3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。

4、经营性固定资产、非经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、办公用品、劳保用品的采购由采购部负责。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改采购申请单或作参考，如确因特定条件数量不能完全与采购申请单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10% 。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

（6）员工在职期间利用公司赋予的权利和工作之便：不得虚报、多报，乱报一切在工作中发生的各种费用；不得有乱开，虚开，多开公司增值税发票的行为；不得虚构、乱核算公司实际发生的各项收入、成本、利润。

（7）员工在职期间利用公司赋予的权利和工作之便不得私自接受公司合作供应商，客户合作方及承包方的任何商业贿赂，包括但不限于：直接、间接索取或接受以现金、物品、礼品、佣金、礼金、红包、利息、有价证券、购物卡、加油卡、支票，股票、信用卡，支付凭证等形式的回扣费、赞助费、打点费、好处费、折扣费，中介费；与职务行为相关的吃、喝、玩、乐式的各种宴请。（注：收到一切能交的东西必须全部上交公司） 

（8）员工在职期间不得利用公司赋予的权利和工作之便损害公司形象与利益，包括但不限于：贪污、侵占、挪用、转让、出售、盗窃公司或他人客户财物（包含：公司资金、资产、货物、货款）；动用公司公共资源供自己或第三方机构、个人谋取私利；故意或随意造谣、传谣，信谣致歪曲或捏造事实，无端恶意诽谤、中伤公司与在职工作人员。

若员工违反本承诺书中的任一条，经公司查证属实或被行政/司法机关立案查处的，或被举报两次以上虽未查证确切但有初步证据印证的，视为员工严重违反公司规章制度，公司有权即时与员工解除劳动合同，并按涉贿金额   倍对员工处以罚金，要求员工赔偿由此给公司造成的全部损失（包括但不限于公司终止与业务单位正在洽谈的所有项目、解除所有业务合同等所造成的一切经济损失，公司因实现上述债权产生的各项费用，如诉讼费、保全费、律师费、调查费、交通费等）。情节严重者，公司有权交由公安机关处理，追究员工的行政和刑事责任。同时，员工所获得的违规违纪违法所得应当归还公司。

5、招标采购原则

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请

物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，填采购申请单，采购申请单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于   个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

2、询价比价议价

（1）每一种物品（物资）原则上需    家以上的供应商进行报价。

（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

（4）所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。

（5）询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。

（6）除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。

（7）比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。

（8）比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

3、定价和定供应商

（1）采购员询价比价议价后，采购上报报价单及个人建议意见由请购部门负责人签字确认再交到总经理审核。

（2）原则上确认的价格和供应商不得随意更改和切换，若需要更改采购价格以及变更供应商都需经请购部门负责人审核确认，再交到总经理审核确认。

4、样品提供和确认

（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认。

（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

5、供应商选择

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

（4）客户认可的供应商。

采购人员须建立供应商信息台帐。

6、合同签定

（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

7、进度跟催

（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。

（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

8、签收货物

    采购收发货实行实名制，即谁提采购单，收货人为谁。

9、验收入库

    （1）采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，    日内办理换（退）货手续。

    （2）入库单必须由专人妥善保管，以备后查。

10、对账付款

采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

11、采购流程图：（附后）

六、考核

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

七、解释权与施行

1、本制度解释权归公司       部。

2、本制度自     年     月    日颁布之日起执行。

采购流程图

流程

作业要求

记录表单

责任单位/人

1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单

请购单

需求部门

1、接收已核准的请购单

请购单

采购员

1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选   家以上供应商进行比价和议价

询价记录表

采购员

1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则

申请单

采购员

1、依优质低价原则进行选择

询价记录表

需求部门/

企管部/

采购员

1、依据供需双方确定的条件签订合同

采购合同

采购员

1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理

采购合同

采购员

1、按采购需求进行验收，办理入库手续

入库单

库管员

/需求部门

1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总

2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款

送货单

发票

支付凭证

库管员

采购员