车辆管理制度

一、目的

为加强车辆（指因公务需要而配备给个人、部门使用的各类公用机动车）的管理及有效使用，规范公司用车程序，达到使用与保养相结合，责任明确，保证行车安全，特制订本细则。

二、适用范围

本制度所指车辆是指公司因公务需要而配备给公司、部门的大小客车、小轿车等。

三、组织架构及职责

1、成立车辆管理小组：统筹协助公司各行政专员对公用车辆进行日常管理及各项费用的缴纳工作。小组成员如下：

（1）组长：                副组长：

（2）组员：

2、公司公用车辆实行分级管理，车辆发生维修、保养、交通事故等事宜，使用人员或负责人应直接向相对应管理员反馈，由车管员作出相应指引或费用确认，如遇重大交通事故等事宜，车管员应及时（24小时内）向管理员反馈，并由车管员视具体情况向小组反馈或跟进协调，具体车辆管理组织架构如下：

组长------各部门-------直接使用人

3、公用车辆三级管理职责

（1）车管员（专/兼职）职责：负责公用车辆管理细则的制定与落实执行；统筹所有公用车辆费用缴纳工作（保险、年票、车船税）及年审协办；开发、选定、对接与车辆相关的供应商（如保险、年审代办、车辆购买等）；跟进、协调重大车辆事故的处理工作，并视实际情况，必要时向公司车队反馈，争取公司车队的指导与支持；负责所有公用车辆的资料备案；对接公司车辆，管理各项报表的反馈；协助公司完成新车的购置落地工作。

（2）车管员（兼职）职责：协助车辆管理员完成所有公用车辆的维修、保养、交通事故处理、年检协办、各项费用的缴纳等日常管理一系列工作；给予职能部门必要的车辆维修、保养指导并对发生的费用进行审查、确认；对职能部门或发生的一般交通事故给予处理意见和协助完成车辆理赔、维修等工作。

（3）行政专员车辆管理职责：每日公用车辆的收发车登记，钥匙保管；《行车日志》《车辆费用登记表》的完整性检查及管理,以及车辆管理系统的信息录入（包括派车记录、车辆费用）；配合车管员完成年度的各项费用缴纳工作（包括交强险、商业险、车船税、年票、年检）；协助公用车辆的维修、保养工作；车辆违章的定期查询及督促相关责任人完成违章缴费工作；配合车辆管理员完成公司要求反馈的各类车辆管理报表工作。

四、车辆使用管理

1、专配车由该车使用人（或专职司机）负责车辆的日常使用、维修、保养和保管等工作。公司公用车辆由行政专员或车管员统一调配使用。除专配车外，原则上不再配置部门专用车辆。

2、公用车辆日常管理、车匙、行驶证保管第一责任人为各行政专员。各行政专员须要求使用人完成工作后，将公用车辆安全停放在公司指定停车场，并立即交回车匙、行驶证予行政专员保管，不允许将公用车辆私自开回家。如遇特殊情况，可向部门第一负责人申请。在非工作时间内发生的一切状况，直接责任人为使用者，部门第一负责人负连带责任。非工作时间公司车辆不得外派，未经第一负责人或总裁批准，车辆不得借予本公司以外的人员使用。无论何种特殊情况，派车后，《行车日志》都必须填写。

3、各行政专员须要求车辆使用人必须持有驾驶证并签订驾车责任书（详见附件一）。因工作需要，车辆使用人至少提前一天填写派车申请表（见附件二），经总经理或部门负责人审批同意后，向其行政专员申请用车，行政专员有权根据工作轻重缓急统筹安排，同时将车辆行程公布于白板上，以便于各部门了解车辆使用动向，提高车辆利用率。如使用人不按规定申请，行政专员有权拒绝派车。

4、如部门与部门间需借用车辆，由双方部门负责人协调解决，填写车辆借用表，做好借用车辆交接记录（见附件四），借用人为部门第一负责人。车辆在借用期间的一切费用及责任由借用部门负责。归还时的清洁状况及油量与借用时保持一致。

5、公用车辆设置《车辆费用登记表》（详见附件五）、《行驶日志》（详见附件六），使用人行车前应核对车辆里程表与记录本前一次用车记录是否相符。使用后要及时填报《车辆费用登记表》《行驶日志》，并签字确认。车管员及各行政专员将定期或不定期对记录进行核查，对于记载不实、不全或未记载者,各行政专员次月5日前对记录进行稽核、存档并提交部门领导处理，对屡教不改者给予年度个人绩效考评扣分，每次扣一分，情节严重者停止其对车辆的使用权。

6、如遗失车辆证件（如行驶证、年票、车船税等），遗失者需将所遗失证件补办齐全，所产生费用由遗失者本人负责。

7、内部的车辆调拨，由办公室主任通过公司流程发起公用车辆调拨申请流程，由总裁终审后，抄送车管员备案。车辆调拨时，交车人需完成该车辆各项业务规费的缴纳方能办理交接（详见附件六），如交接后发现车辆各项业务规费未完成即由最新领用车人承担（包括行驶证、登记证、购置证、年审、年票、车船使用税、违章、保险、车辆状况等）。

8、公用车辆处置，由办公室主任通过公司流程发起公用车辆处置申请并附上相关车辆报告，由总裁终审。

（1）符合国家有关规定报废条件的车辆，应及时提出车辆报废申请。

（2)对未符合国家有关规定而提出申请处置的车辆必须说明申请理由（例如：车辆状况、车辆照片、维修记录清单、使用里程、日常使用强度描述等），由车管员提出申请转交办公室主任确认后，再提交相关评估报告至总裁终审。终审不同意处置的，车辆继续使用，终审同意处置的，则应由办公室主任和财务部、法务部联合推向当地二手中介车行。如市场反应欠佳的，按车辆所在地相关规定进行报废处理。车辆处置完毕后，车辆买卖或报废款项和相关资料原件交车辆所属公司财务部及固定资产管理员备案，处理结果报公司办公室主任。

(3)具体处置流程如下：车管员发起申请并附上相关评估报告→办公室主任确认→总裁终审→抄送财务部、法务部→车辆管理人员补充车辆处置后的资料（提供资料如下：①如报废处理，需提供机动车注销证明书的扫描件；②如过户处理，需提供与购买者签订的车辆买卖合同的扫描件）→公司办图章及档案管理分部确认。

五、车辆的保养与维修

1、各行政专员应详细记录公用车辆的保养里程，按照相应车辆的保养规定（一般相隔3个月或5000公里）指定专人完成各公用车辆的保养工作，保养地点首选其品牌4S店，维修、保养点出具维修、保养建议书时，需第一时间至电车辆管理员，由其审查维修、保养范围并确认相关费用，如有超出确认范围的维修、保养费用不予以报销。

2、如公用车辆在使用过程中出现故障，请第一时间联系车辆管理员，如故障影响行车安全，则实行就近维修或致电附近品牌4S店进行就地维修，如为一般行车故障（如异响、雨刮老化）等，可到车管员指定的特约维修保养店（待定）或品牌4S店进行维修。

3、公用车辆建议每周进行公用车辆清洗一次；所有公用车辆每月洗车次数不得超过5次。洗车费用标准为5座（含）以下不得超过30元/次，5座以上7座（含）以下不得超过50元/次，建议办理洗车卡，方便使用和管理。

六、费用管理及报销流程

1、所有车辆的费用以年度核批下来的预算费用为使用准绳。

2、各公用车辆日常费用（含油费、路桥费、洗车费、停车费）报销由各行政专员统一填报，除费用发票外，还需同时附上《行驶日志》与《车辆费用登记表》，表格内容及报销费用要与车辆管理系统登记内容一致，否则相关车辆管理费用不予以报销；如因特殊情况超出限额费用，各行政专员需走公司申请流程说明原因后按照总裁批复的意见，依照财务程序进行报销。

3、私车公用实行定额包干报销，按照总裁批复的限额标准，依照财务程序进行报销。私车公用的定标是在原部门用车配置范围内没有配置公车的前提下方可向办公室主任提交申请。

4、接待公用车辆内需要配置的一切用品（含接待用水等）均由采购负责购买。

5、年票、车船税：车管员每年3月31日前，统计各公用车辆年票、车船税费用，填报专项财务借支单，指定专人前往相应征收点缴纳相关费用，整理票据返还借支，并扫描年票、车船税单据备份、存档。

（1）交强险、商业险：对于新公用车辆，各行政专员需提供（购车发票、车辆合格证、公司组织机构代码证）扫描件给车管员；对于续保公用车辆，各行政专员需根据车辆管理系统的提示，提前90天提供汽车行驶证扫描件，交由车管员对接保险公司供应商，车管员根据供应商提供的车辆保险报价单金额填报预付款申请单，公司汇款至保险公司帐号后，由保险公司相关人员出保单，保单原件由车管员保管，交强险标志及商业险卡交由各行政专员保管或粘贴至相应车辆前挡风玻璃上。

（2）年检：新车从上牌之日起六年之内，每两年年检一次，六年过后每一年年检一次，要求各行政专员在公用车辆年检到期日前三个月内指定专人完成公用车辆的年检工作，或交由车管员指定的特约维修保养店（待定）进行代检。年检前，各行政专员填报专项财务借支单，同时需检查其公用车辆是否有违章记录（如有，需使用人办理完违章才能年检），同时准备好车辆交强险保单、车船使用税单据和车辆年审所需资料到属地检测站办理年检，其后扫描年检资料备案、存档，整理相关票据进行财务返还借支。

6、车辆违章费用：各行政专员每隔二周对其公用车辆进行违章查询，如有违章，则根据《行驶日志》登记情况，让违章使用人自行前往相应处理点缴纳违章费用，如违章使用人拒绝缴纳，则各行政专员应及时汇报车管员，发出催缴通知单于违章人，如逾期不处理，则由车管员代为处理，所产生的一切费用将通知人力部从其工资中扣减并在予以通报。

七、违规与事故处理

1、禁止使用人无证驾驶及酒后驾驶，应尽量避免疲劳驾驶。无证驾驶、酒后驾驶、未经许可把车辆外借而违反交通规则或发生事故，其后果由使用人承担全部责任，公司有权给予相应的处罚，解除其与公司的劳动合同关系。

2、使用人违反交通规则，或因个人原因而导致的罚款和责任，由使用人承担；专配车辆于非工作时间或非因公事而发生损坏或遗失的，由车辆使用人或责任人承担不可索赔部分的责任。如因公务而发生事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由使用人与公司共同承担。如公用车辆由于使用人不按交通法规停放车辆或将车停放于无保安位置或忘记锁车而被盗，则保险公司赔偿范围外的费用由使用人承担。

3、如因公务发生交通事故，应立即向附近公安机关报案（如有伤亡，应立即报警抢救伤患人员），同时立即报告上级领导和车管员，由车管员跟进协调处理。如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额视实际情况由使用人与公司共同承担。如因私事或严重违反交通规则（如酒后或无牌驾驶等）发生的交通事故，需向受害当事人赔偿损失，经扣除金额后差额部分由事故车辆使用人自行承担。

4、当车辆使用人调职、离职，或车辆所属部门发生变更，必须清查所有违章记录且处理完毕后方可办理其他手续。

八、其它

1、为了加强各类车辆使用、保养与维修等管理，各部门负责人、各总经理是车辆管理第一责任人，应做好全面统筹工作；

2、公司利益最大化，局部利益服从整体利益，必须服从车管小组的统一管理，自觉遵守国家法律、法规及《车辆管理办法》。